Leitfaden für Foto- und Videoaufnahmen sowie Bildrechte

Ansprechperson: Rebecca Deppe (Dir ÖA), rebecca.deppe@vak.berlin.de

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Stand: 13.08.2026

1. Zweck des Leitfadens

Dieser Leitfaden regelt den Umgang mit Foto- und Videoaufnahmen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit sowie der internen Kommunikation der Verwaltungsakademie Berlin – Landesamt für Aus- und Fortbildung sowie Interne Beratung.

Er dient dazu, rechtliche Vorgaben einzuhalten, Persönlichkeitsrechte zu schützen und Mitarbeitenden Orientierung bei der Erstellung, Verwendung und Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen zu geben.

Die Regelungen gelten für Veröffentlichungen auf Websites, Social-Media-Kanälen, im Intranet, in Präsentationen sowie in Druckpublikationen.

2. Grundsätze

Foto- und Videoaufnahmen von Personen unterliegen insbesondere folgenden Rechtsvorschriften:

•    Allgemeines Persönlichkeitsrecht (Art. 1 Abs. 1 und Art. 2 Abs. 1 Grundgesetz)
•    § 22 sowie § 23 Kunsturhebergesetz (KUG) – Recht am eigenen Bild
•    Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
•    Urheberrechtsgesetz (UrhG)

Foto- und Videoaufnahmen, auf denen Personen erkennbar sind, stellen personenbezogene Daten dar. Für ihre Anfertigung und Veröffentlichung sind die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz sowie die Vorschriften des Kunsturhebergesetzes (KUG) zum Recht am eigenen Bild in ihrem jeweiligen Anwendungsbereich zu beachten.

Die nach Art. 13 DSGVO erforderlichen Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten werden den betroffenen Personen über die Datenschutzhinweise der Verwaltungsakademie Berlin zur Verfügung gestellt.

Bereits bei der Anfertigung von Foto- und Videoaufnahmen sind die Persönlichkeitsrechte der betroffenen Personen zu beachten. Aufnahmen dürfen insbesondere nicht in Situationen erfolgen, die die Privat- oder Intimsphäre berühren oder berechtigte Interessen der betroffenen Person verletzen.

Foto- und Videoaufnahmen von erkennbaren Personen dürfen grundsätzlich nur mit Einwilligung der betroffenen Person veröffentlicht werden, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift.

Einverständniserklärung_Fotografie_Videoaufnahmen.docx

Ausnahmen bestehen insbesondere bei:

• Abbildungen von Personen der Zeitgeschichte oder öffentlichen Amtsträgern im Zusammenhang mit ihrer öffentlichen Funktion (z. B. der Regierende Bürgermeister bei einer Veranstaltung der Verwaltungsakademie)
  
• Bilder, auf denen die Personen lediglich als Beiwerk erscheinen (z. B. Personen auf einer Gebäudeaufnahme, die nicht das eigentliche Motiv darstellen)
  

• Die betroffene Person erhält eine Vergütung für das Fotoshooting.

• Bilder von Veranstaltungen, Versammlungen und ähnlichen Vorgängen einschließlich der teilnehmenden Personen, wenn die Veranstaltung als Ganzes im Vordergrund steht und die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind (siehe Punkt 3)

Einwilligungen können schriftlich, mündlich oder durch eine eindeutige bestätigende Handlung erfolgen. Wer bewusst für eine Aufnahme posiert, kann damit sein Einverständnis zu dieser Aufnahme erklären, sofern die betroffene Person zuvor über den Zweck der Aufnahme und die beabsichtigte Verwendung (z. B. Website, Social Media oder Printmedien) informiert wurde. 

Mündliche Einwilligungen sind aus Nachweisgründen zu dokumentieren.

Bei minderjährigen Personen ist grundsätzlich die Einwilligung der Erziehungsberechtigten erforderlich.

Unabhängig von urheber-, datenschutz- und persönlichkeitsrechtlichen Vorgaben können für Gebäude und Veranstaltungsorte aufgrund des Hausrechts zusätzliche Beschränkungen für Foto- und Videoaufnahmen gelten.

3. Veranstaltungen

Foto- und Videoaufnahmen von Veranstaltungen (z. B. Konferenzen, Sommerfesten oder Netzwerktreffen) können im Einzelfall auch ohne individuelle Einwilligung zulässig sein, sofern die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind und keine berechtigten Interessen der abgebildeten Personen entgegenstehen. Dies gilt insbesondere für Aufnahmen, bei denen die Veranstaltung als Ganzes im Mittelpunkt steht und keine einzelne Person besonders hervorgehoben wird. 

Bei Veranstaltungen sind die Teilnehmenden über geplante Foto- und Videoaufnahmen zu informieren. Dies erfolgt insbesondere durch einen Hinweis in der Einladung oder Anmeldung sowie vor Ort. Außerdem ist eine Möglichkeit zum Widerspruch vorzusehen.

Beispiel für einen Hinweis auf Foto- und Videoaufnahmen in Einladung oder Anmeldung: 
"Während unserer Veranstaltung werden Foto- und Videoaufnahmen erstellt, die für Öffentlichkeitsarbeit und Dokumentation verwendet werden können, insbesondere auf Websites, in sozialen Medien, im Intranet sowie in Printpublikationen. Sie könnten auf diesen Aufnahmen abgebildet sein. Wenn Sie nicht fotografiert oder gefilmt werden möchten, sprechen Sie bitte das Team der VAk an."

Hinweisschild auf Foto- und Videoaufnahmen als Aushang vor Ort.pdf 
(Schilder liegen Dir ÖA laminiert vor, gerne anfragen)

Beispiele möglicher Aufnahmen ohne Einwilligung:

• Publikum bei Vorträgen
  
• Gruppen von Teilnehmenden
  
• allgemeine Veranstaltungsatmosphäre
  
• Gesprächssituationen mit mehreren Personen

In der Regel nicht ohne Einwilligung zu veröffentlichen sind:

• Porträts einzelner Teilnehmender
  
• gezielte Aufnahmen einzelner Personen als Hauptmotiv

Der Fachbereich, der eine Veranstaltung plant, informiert die Öffentlichkeitsarbeit mindestens zwei Wochen vorher darüber, ob Foto- oder Videoaufnahmen vorgesehen sind.

Auch bei Veranstaltungsaufnahmen dürfen keine Bilder veröffentlicht werden, die berechtigte Interessen der abgebildeten Personen verletzen, insbesondere wenn Personen herabgewürdigt, bloßgestellt oder in unangemessener Weise dargestellt werden.

4. Unterrichts- und Seminarkontext

Foto- und Videoaufnahmen in Lehrveranstaltungen sind besonders sensibel zu behandeln.

Grundsätzlich gilt: Teilnehmende und Dozierende dürfen nur mit Einwilligung erkennbar aufgenommen und veröffentlicht werden.

Empfohlene Alternativen:

• Aufnahmen von hinten („Hinterköpfe“)
  
• Detailaufnahmen (z. B. Hände oder Arbeitsmaterialien)
  
• Aufnahmen der Lehrperson (falls eingewilligt) ohne erkennbare Teilnehmende
  

5. Zeugnisübergaben

Bei Zeugnisübergaben oder Ehrungen stehen einzelne Personen im Mittelpunkt. Für entsprechende Aufnahmen ist in der Regel eine Einwilligung der betroffenen Person erforderlich. 

Eine Einwilligung kann insbesondere durch eine ausdrückliche mündliche Zusage oder eine eindeutige bestätigende Handlung erfolgen, sofern die betroffene Person zuvor über den Zweck und die beabsichtigte Verwendung der Aufnahme informiert wurde.

Bei Fotos von Zeugnisübergaben im Roten Rathaus werden nur Fotos der allgemeinen Versammlung, Gruppenbilder („Treppenbild“), Fotos des Publikums, der Rednerinnen und Redner sowie politischer Teilnehmenden veröffentlicht. 

Aufnahmen von direkten Zeugnisübergaben, bei denen einzelne Teilnehmende als Hauptmotiv erkennbar sind, werden grundsätzlich nicht für Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit veröffentlicht. Sie können den betreffenden Personen zur privaten Verwendung zur Verfügung gestellt werden.

6. Mitarbeitende als Motiv

Foto- und Videoaufnahmen von Mitarbeitenden, auf denen diese eindeutig erkennbar sind und als Hauptmotiv dargestellt werden, dürfen grundsätzlich nur mit Einwilligung der betroffenen Person veröffentlicht werden. Empfohlen wird die schriftliche Einwilligung.

Dies gilt insbesondere für:

• Porträts von Mitarbeitenden auf der Website
  
• Veröffentlichungen in sozialen Medien
  
• Veröffentlichungen in Broschüren und sonstigen Publikationen

Die Einwilligung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen werden. Im Falle eines Widerrufs wird die weitere Verwendung der Aufnahme geprüft und diese gegebenenfalls aus künftigen Veröffentlichungen entfernt (siehe Punkt 9).

Ausnahmen bilden Veranstaltungs- und Gruppenaufnahmen nach den Vorgaben dieses Leitfadens.

7. Interne Veranstaltungen

Bei internen Veranstaltungen (z. B. Betriebsausflügen, Weihnachtsfeiern oder vergleichbaren Teamfesten) werden grundsätzlich keine offiziellen Foto- oder Videoaufnahmen für Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit erstellt oder veröffentlicht.

Private Aufnahmen durch Mitarbeitende bleiben hiervon unberührt.

Dabei ist zu beachten:

• Aufnahmen mit erkennbaren Personen dürfen nur mit deren Einwilligung weitergegeben oder veröffentlicht werden.
  
• Die Persönlichkeitsrechte der abgebildeten Personen sind zu wahren.

Eine Verwendung solcher Aufnahmen für dienstliche oder externe Zwecke ist nicht zulässig.

8. Praxisbeispiele

Die Beispiele dienen der Orientierung. Die Zulässigkeit einer Veröffentlichung ist im Einzelfall anhand der Vorgaben dieses Leitfadens und der geltenden rechtlichen Anforderungen zu prüfen.

9. Widerruf

Abgebildete Personen können ihre Einwilligung zur Verwendung einer Aufnahme jederzeit formlos und ohne Angabe von Gründen widerrufen. Widerrufe sind an veranstaltung@vak.berlin.de zu richten.

Nach Eingang eines Widerrufs wird geprüft, ob und in welchem Umfang die Aufnahme künftig noch verwendet werden darf. Soweit möglich, werden Online-Veröffentlichungen entfernt. Bereits gedruckte oder verteilte Druckerzeugnisse können in der Regel nicht zurückgerufen werden.

10. Urheberrecht

Foto- und Videoaufnahmen sind urheberrechtlich geschützt. Urheber ist grundsätzlich die Person, die die Aufnahme erstellt hat.

Bildquellen sind nach Möglichkeit in der Form „Foto: VAk Berlin“ oder entsprechend den jeweiligen Lizenzbedingungen anzugeben. Bei VAk-eigenen Aufnahmen auf Social-Media-Kanälen kann auf einen Bildnachweis verzichtet werden.

Für Aufnahmen im Auftrag der Verwaltungsakademie gilt:

• Werden Foto- oder Videoaufnahmen von Mitarbeitenden im Rahmen ihrer dienstlichen Tätigkeit und für dienstliche Zwecke erstellt, stehen die erforderlichen Nutzungsrechte der Verwaltungsakademie im Rahmen des Arbeits- bzw. Dienstverhältnisses zu. 
  
• Bei externen Fotografinnen und Fotografen sowie bei Bilddatenbanken dürfen Aufnahmen nur verwendet werden, wenn die erforderlichen Nutzungsrechte vorliegen und die Lizenzbedingungen eingehalten werden.
  
• KI-generierte Bilder sind in der Öffentlichkeitsarbeit als solche zu kennzeichnen. Sie dürfen nicht dazu verwendet werden, reale Personen ohne deren Einwilligung täuschend echt darzustellen oder deren Persönlichkeitsrechte zu verletzen. Z.B. KI-generierte Illustration / Bild generiert mit KI / VAk mit KI-Unterstützung

Vor der Verwendung von Bildern Dritter ist sicherzustellen, dass die erforderlichen Nutzungsrechte vorliegen. Dies gilt insbesondere für Bilder aus Bilddatenbanken sowie für Inhalte unter Creative-Commons-Lizenzen. Die jeweiligen Lizenzbedingungen und erforderlichen Quellenangaben sind einzuhalten.

11. Verantwortlichkeiten und Speicherung

Die Verantwortung für die Veröffentlichung von Bildern im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit liegt bei der Organisationseinheit Öffentlichkeitsarbeit der Verwaltungsakademie Berlin.

Foto- und Videoaufnahmen von offiziellen Veranstaltungen werden grundsätzlich im Behördenlaufwerk der Verwaltungsakademie gespeichert. Sie dürfen ausschließlich für Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit sowie zur Dokumentation von Veranstaltungen der Verwaltungsakademie Berlin verwendet werden. 

Werden Aufnahmen für diese Zwecke nicht mehr benötigt oder wird ihre Löschung aufgrund eines Widerrufs oder aus anderen rechtlichen Gründen erforderlich, werden sie gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Archivierungspflichten entgegenstehen. Die Löschung erfolgt durch die Öffentlichkeitsarbeit.

Ordnerpfad: G:\Akademie_allgemein\vak\Öffentlichkeitsarbeit\08_Fotodatenbank

12. Vorlagen und Formulare

• Einverständniserklärung
• Aushang "Hinweis Foto- und Videoaufnahmen"